'Communicatie is niet alleen van mij. We zijn samen verantwoordelijk om onze organisatie zichtbaar te maken'
Het virus heeft ook effect op het communicatiebeleid. Hoe geef je hier als organisatie vorm aan en blijf je zichtbaar? We interviewden Hester Duijndam, manager marketing & communicatie bij Arup.
10 september 2020 – De COVID-19-pandemie stelt organisaties voor ongekende uitdagingen. Arup kiest ervoor om ondanks de uitdagingen van deze tijd proactief persbeleid te blijven voeren. Wij ondersteunen hen hierbij.
Waarom heeft Arup besloten een proactief persbeleid te (blijven) voeren?
‘Met onze expertise kunnen we Nederland verder helpen met de problemen en uitdagingen die ons te wachten staan. Een proactief persbeleid helpt ons om dit breed onder de aandacht te brengen bij onze stakeholders. Zo kunnen we samen invulling geven aan de ‘anderhalve meter afstand-maatschappij’, maar ook aan de energietransitie en digitalisering van onze samenleving. Want ook die onderwerpen schreeuwen nog steeds om een oplossing. Gaan we bouwen om onze voeten droog te houden of verhuizen we van Den Haag naar Utrecht wegens natte voeten? Bij Arup werken zeer deskundige mensen met hoge ambities en een stevige mening. Maar het blijft vaak intern. De toegevoegde waarde om onze kennis en visies ook naar buiten te brengen wordt nog onvoldoende gezien. Het is mijn missie als communicatiemanager om de hele organisatie communicatiever te maken. Communicatie is niet alleen van mij: we zijn samen verantwoordelijk om onze organisatie zichtbaar te maken. Met een themagestuurd inhoudelijk persbeleid faciliteer ik onze experts met munitie voor hun rol als woordvoerder. Het doel? Dat stakeholders Arup weten te vinden en erkennen als autoriteit op ons vakgebied.’
Heeft de coronacrisis nog invloed gehad op deze keuze?
‘Tot nu toe heeft COVID-19 nog geen impact gehad op ons werk. We hebben het juist heel druk gehad toen het grootste deel van Nederland stil lag. Maar we anticiperen op wat komen gaat. De bouw is laat-cyclisch, dus de effecten van het economische klimaat dringen later door tot de bouw. Als de offerteaanvragen straks opdrogen, willen we top of mind zijn én blijven bij projectontwikkelaars als multidisciplinair bureau van ontwerpers, consultants, ingenieurs en technisch specialisten die de leef- en werkomgeving van mensen verbeteren. Zichtbaarheid is daarvoor essentieel. Juí in deze periode, waarin je stakeholders nauwelijks nog ziet of spreekt door het thuiswerkadvies van de overheid en de afgelaste events en congressen.’
Heeft de crisis invloed gehad op de reguliere communicatieactiviteiten van Arup?
‘Events zijn voor ons belangrijk om in contact te komen en blijven met stakeholders, zowel als spreker en gast als organisator van inhouse-events waarin onze eigen expertise centraal staat. Nu live events helemaal zijn weggevallen hebben we geacteerd op het feit dat iedereen nu veel meer online is. We hebben onze events verplaatst naar de digitale wereld en organiseren webinars om in contact te blijven met onze stakeholders. Maar niet alleen het communicatiemiddel, ook de manier van communiceren is veranderd nu we moeten anticiperen op een verwachte recessie. We besteden meer aandacht aan samenwerking; we moeten de veranderingen immers samen gaan doorvoeren. Niet alleen veranderingen als gevolg van de pandemie, maar ook die met betrekking tot de klimaatdoelstellingen en de bouwopgave. We zoeken de samenwerking op met alle partijen. Van architecten, ontwikkelaars en gemeenten tot kennisinstituten zoals TNO, universiteiten maar ook de brancheverenigingen. Waarom elkaar beconcurreren als je kunt samenwerken en je kunt onderscheiden vanuit eigen kracht? Durf stelling in te nemen, communiceer en zoek elkaar op.’
Wat adviseer je andere partijen die worstelen met hun zichtbaarheid vanwege de coronacrisis en de voorspelde economische recessie?
‘Ga niet afwachten, acteer. De business must go on. Zie een crisis als een kans, innoveer en verander mee met de omstandigheden. Crisistijden vragen wel om een extra antenne voor de publieke tendens, maatschappelijke ontwikkelingen en de impact daarvan op je stakeholders. Maar in plaats van een strategie te bepalen met bijbehorend PR- en communicatiebeleid kun je beter gewoon klein, concreet en actiegericht beginnen. Soms is het juist beter om niet te veel te overleggen en gewoon te gaan dóen. Maak een lijstje met stakeholders die van je moeten horen en maak gebruik van de snelle digitale innovaties om met elkaar in contact te komen. Wat kun je doen met de beschikbare middelen? Neem bijvoorbeeld onze webinars. Die leveren met weinig investering veel op: we onderhouden onze relatie met onze stakeholders, faciliteren interactie wat zorgt voor kennisoverdracht en bijdraagt aan innovatie, en als kers op de taart voedt het ons pers- en contentbeleid op zowel maatschappelijk als vakinhoudelijk niveau. En dat alles zonder de kosten van locatiehuur en borrels.’