#MeToo op de werkvloer
Aangewakkerd door de vele #MeToo-zaken is grensoverschrijdend gedrag aandachtspunt nummer één op de werkvloer. Grensoverschrijdend gedrag gaat niet alleen over seksuele intimidatie. Het gaat ook over stelselmatig manipulatief gedrag, intimidatie of pesten. Grensoverschrijdend gedrag is een juridisch complexe en vanuit reputatie-oogpunt potentieel zeer schadelijke kwestie waar je als organisatie ieder moment mee geconfronteerd kan worden. Hoe handel je als je er in de organisatie mee te maken krijgt?
Reputatieschade
Nederlandse arbeidsrechtadvocaten merken een toename van zaken die gaan over grensoverschrijdend gedrag. Medewerkers zijn steeds mondiger en durven zich hier sneller tegen uit te spreken en voor zichzelf op te komen. Daarnaast zorgt social media voor een snelle verspreiding van geruchten die kunnen leiden tot publicaties in de media. Trial by media kan leiden tot publieke veroordeling, wat haast meer beschadigend is dan eventuele juridische consequenties als het gaat om de reputatie van de organisatie of de medewerker(s) in kwestie. Als de situatie onbeheersbaar wordt, verlies je de regie en wordt de organisatie speelbal in een orkaan van berichten en belangen.
Aanpak crisiscommunicatie:
Duidelijke rolverdeling en strakke regie
De scenario’s voor grensoverschrijdend gedrag zijn legio, van #MeToo tot pesten en alles daaromheen. Toch zijn er een aantal belangrijke stappen die in iedere situatie moeten worden gezet. De eerste is: het samenstellen en bijeenbrengen van een kernteam, het crisisteam. Daar horen in ieder geval een HR-medewerker, een arbeidsjurist, eventueel de compliance officer en een verantwoordelijke voor communicatie zitting in te hebben. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan daaraan ook een lid van de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht worden toegevoegd. Dit team heeft een voorzitter die verantwoordelijk is voor de aansturing van en de communicatie binnen het team, zodat een ieder te allen tijde op de hoogte is van te nemen en genomen acties. Aan welke stakeholders je in welke fase verantwoording af moet en wil leggen, wordt vastgelegd in een communicatiematrix.
Analyse
Zeker als het gaat om grensoverschrijdend gedrag, is zorgvuldigheid key. Hierbij is het essentieel dat de rust bewaard blijft en dat er niet even rap vanuit de heup wordt geschoten om negatieve berichten maar voor te blijven. Om de geruchtenstroom voor te zijn, moeten zo snel mogelijk de objectieve feiten op tafel komen. Daarom start direct de analysefase. Wat is er precies gebeurd? Wie zijn op de hoogte? Is er een vertrouwenspersoon en is deze ingeschakeld? Is er een klachtenprocedure gestart? Wat staat er in een eventuele gedragscode? Deze informatie kan door een in- of externe audit worden vergaard en onderzocht. Ook worden social media- en nieuwsmedia-monitoring ingeregeld om in de gaten te houden of er berichtgeving lekt.
Scenario’s, statements en Q&A’s
Of er gesanctioneerd gaat worden, hangt af van de uitkomst van het onderzoek. Sancties zouden kunnen zijn: de beschuldigde gaat met betaald verlof; de beschuldigde krijgt een schriftelijke waarschuwing of wordt ontslagen. Vanzelfsprekend is de ingeschakelde arbeidsrechtadvocaat hierin leidend. Met al deze scenario’s en met voortijdig lekken van geruchten moet door communicatie rekening worden gehouden. Stel daarom scenario’s op op basis van de mate van uitlekken, de omvang van de beschuldiging of de sanctie en de gevolgen voor slachtoffer(s). Formuleer vervolgens per scenario een statement dat centraal staat in in- en externe communicatie en stel per scenario Q&A’s op. Hiermee voorkom je dat er te veel wordt gecommuniceerd en het verhaal onnodig wordt opgeblazen, met alle potentiële reputatieschade van dien.
Preventie:
Beleid
Hierboven staan een aantal eerste te zetten stappen beschreven als grensoverschrijdend gedrag in jouw organisatie voorkomt. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om te voorkomen dat deze situatie zich voordoet. Werkgevers zijn hiertoe verplicht vanuit de Arbowet. De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft daarvoor richtlijnen opgesteld. Dat is de regelgevingskant van het verhaal.
Crisiscommunicatieplan
Een crisiscommunicatieplan kan je vanuit reputatiemanagement al grotendeels op een geval van grensoverschrijdend gedrag voorbereiden.
Een goede voorbereiding is cruciaal
Een crisis komt per definitie onverwacht en kan in potentie snel escaleren. De factor tijd speelt een cruciale rol in het managen van de crisis en het voorkomen dat deze leidt tot onherstelbare reputatieschade. Het is daarom verstandig om je voor te bereiden wanneer er geen wolk aan de lucht is. Dan heb je de rust om een daadkrachtig crisiscommunicatieplan op te stellen voor mogelijke crisisscenario’s, inclusief die voor grensoverschrijdend gedrag.
Zo stel je een crisiscommunicatieplan op
Kijk naar de cultuur
Centraal bij de preventie van gevallen van grensoverschrijdend gedrag staat het stimuleren van een cultuur waarin dit soort zaken besproken, gemeld en voorkomen worden. De normen, waarden en gewenste omgangsvormen binnen de organisatie moeten zowel helder als specifiek geformuleerd worden. Algemeenheden als: we vinden veilig werken belangrijk of een kernwaarde als ‘vertrouwen’ bieden onvoldoende houvast om mensen aan te spreken op ongewenst gedrag. Daarnaast kan een onderzoek naar leiderschap en cultuur aan het licht brengen of actiever op gedrag moet worden gestuurd, bijvoorbeeld door middel van trainingen.
Toonzetting vanaf de top
Nu organisaties steeds vaker verantwoording moeten afleggen over hun gedrag, bijvoorbeeld omtrent diversiteit of politieke standpunten, groeit de visie dat de top niet alleen de hoeders zijn van de financiële gezondheid van de organisatie maar ook van de reputatie van de organisatie. Daarom moeten directieleden en topmanagers zich bewust zijn van maatschappelijke gevoeligheden, zoals exorbitante salarissen, MVO maar dus ook #MeToo en andere vormen van grensoverschrijdend gedrag. Directieleden en topmanagers moeten een proactieve voorbeeldrol nemen in het creëren van een cultuur waarin geen plaats is voor grensoverschrijdend gedrag. Voorkomen van reputatieschade is nog altijd beter dan genezen.
Meer informatie
Meer weten over het voorkomen van reputatieschade bij grensoverschrijdend gedrag? Neem vrijblijvend contact met ons op. In geval van een acute crisis kan je ons 24/7 bereiken op ons crisistelefoonnummer: 035 – 303 42 16.