Communicatieadvies bij een reorganisatie

Vraag

Een grote organisatie wilde in stilte reorganiseren. De rust in en rond het bedrijf moest bewaard blijven. Aan ons werd gevraagd om te helpen bij de in- en externe communicatie over dit traject. Bij voorkeur zou de media de hele operatie negeren. Dit ondanks het naderende verlies van banen, de verandering van functies en het sluiten van vestigingen.

Daarnaast werd ons gevraagd om communicatie voor te bereiden indien de reorganisatie toch een issue zou worden in de media.

Aanpak

Wij adviseerden deze organisatie om intern open en eerlijk te informeren over het hoe en waarom van het verandertraject en om het perspectief voor de langere termijn te schetsen. Medewerkers moesten de reden voor de ingreep begrijpen en overtuigd raken dat die vruchten zou afwerpen.

Dit hebben we gedaan:

• een kernboodschap geformuleerd;
• statements opgesteld voor de medewerkers en voor externe stakeholders;
• de directie begeleid in het opstellen van de speech waarmee alle medewerkers plenair ingelicht zouden worden over de veranderingen en gevolgen van de reorganisatie;
• geadviseerd bij het schrijven van de interne nieuwsbrief waarin medewerkers meer details zouden lezen over de veranderingen;
• een Q&A en een statement voorbereid voor de media, indien journalisten toch vragen zouden stellen over de reorganisatie;
• deze documenten vertaald voor het hoofdkantoor, zodat de buitenlandse collega’s op afstand de operatie konden volgen.

Resultaat

Aanvankelijk schrok het personeel toen de directie hen informeerde over de veranderingen. Maar er was ook begrip, want medewerkers hadden gemerkt dat veranderen nodig was. Hun aandacht verschoof dan ook snel naar de manier waarop zij zich zo goed mogelijk konden voorbereiden op de toekomst.

Ook buiten het bedrijf bleef alles rustig. Het statement trok alleen de aandacht van stakeholders. Media hebben er niet op gereageerd. Op het internet is er niets te vinden over de reorganisatie, het afvloeien van medewerkers, de afslanking van het aantal vestigingen en de vernieuwing van de organisatie.